คู่มือการใช้งานระบบจัดการร้านเช่าชุด

เข้าสู่ระบบ

เปิดเว็บของร้าน แล้วเข้าด้วยอีเมลและรหัสผ่านที่ผู้ดูแลตั้งให้ มีปุ่ม TH / EN ที่มุมขวาบน

เลือกสาขา

แต่ละสาขาเป็นร้านของตัวเอง สินค้า ลูกค้า บิล การชำระ ค่าใช้จ่าย ป้ายกำกับ และตั้งค่าร้านไม่ปนกัน บัญชีผู้ใช้ยังเป็นบัญชีเดียวทั้งระบบ แต่พนักงานสังกัดได้สาขาเดียว

1 ผู้ดูแลเลือกทางเข้า

กด เข้าทำงาน เมื่อจะเปิดบิลหรือแก้ข้อมูล กด ภาพรวมทุกสาขา เมื่อจะดูตัวเลขรวม โหมดภาพรวมสร้างหรือแก้ข้อมูลร้านไม่ได้ เหลือเมนูแดชบอร์ด รายงาน สาขา ผู้ใช้ และบันทึกการใช้งาน

2 เข้าสาขาแล้วทำงานได้ครบ

แถบสีด้านบนเขียนว่ากำลังทำงานที่สาขาไหน และปุ่มในเมนูใช้สีเดียวกัน ผู้ดูแลกดปุ่มนั้นเพื่อกลับไปเลือกสาขา พนักงานเห็นชื่อสาขาอย่างเดียวและสลับไม่ได้ ภาพรวมทุกสาขาไม่มีแถบสีนี้

3 เพิ่มหรือปิดสาขา

เมนู จัดการสาขา ใช้เพิ่มสาขา และเลือกสีประจำสาขาจากแถบสีกลม สีนี้ไปอยู่บนแถบด้านบนทุกหน้าตอนทำงานในสาขานั้น เพื่อไม่ให้เปิดบิลผิดสาขา สาขาใหม่ได้ป้ายกำกับชุดเริ่มต้นและตั้งค่าร้านเปล่า ไม่ก๊อปสินค้าหรือบิลมาด้วย ถ้ายังมีสินค้า ลูกค้า หรือบิล ให้ปิดใช้งานแทนการลบ

แดชบอร์ด

หน้าแรกหลังเข้าสาขา ใช้ดูงานของวันนี้ การ์ดแสดงรายการเช่าที่ดำเนินอยู่ รอชำระมัดจำ นัดรับวันนี้ ลูกค้าทั้งหมด และนัดคืนที่ใกล้ถึง ด้านล่างคือตารางนัดคืนภายใน 7 วัน

หมวดหมู่ / ป้ายกำกับ

ใช้จัดหมวดชุด ไซส์ สี และประเภทค่าใช้จ่าย ของสาขาที่กำลังเข้าอยู่เท่านั้น พิมพ์ชื่อใหม่ในฟอร์มชุดหรือค่าใช้จ่ายแล้วกดสร้างก็ได้

จัดการลูกค้า

ลูกค้าเป็นของสาขาที่บันทึก ค้นหาจากชื่อหรือเบอร์ คลิกแถวเพื่อดูข้อมูลย่อ หรือกดเพิ่มลูกค้าเพื่อกรอกชื่อ เบอร์ และไซส์

จัดการชุด

หนึ่งรหัสสินค้ามีได้หลายชิ้นในสต็อก แต่ละชิ้นมีสถานะของตัวเอง ราคาเช่าใส่เป็นช่วงวัน ราคาขายขาดใช้เมื่อเลือกขายขาดในบิล ค่าปรับคืนช้าตั้งเป็นบาทต่อวันหรือเปอร์เซ็นต์ของค่าเช่าชิ้นนั้น ถ้าไม่เปิดจะไม่คิดค่าปรับของสินค้านี้

ย้ายชุดไปสาขาอื่น

ย้ายได้เฉพาะชิ้นผ้าที่ว่าง และไม่ถูกจองไว้ ชิ้นที่ติดจอง ซัก ซ่อม หรืออยู่ในคำสั่งย้ายอื่น จะเลือกไม่ได้ และระบบบอกเหตุผล ผู้ดูแลใช้ได้ทุกคน พนักงานใช้ได้เมื่อผู้ดูแลเปิดสิทธิ์ให้

1. อยู่สาขาต้นทาง แล้วเปิดเมนูชุด หรือเมนูย้ายชุด
2. หน้าต่างย้ายเปิดมาพร้อมติ๊กพร้อมย้ายเท่านั้น เห็นเฉพาะชิ้นที่ว่างและไม่ติดจอง ยกเลิกติ๊กได้ถ้าต้องการดูชุดที่ยังย้ายไม่ได้ ค้นรหัส ชื่อ หรือกรองหมวดได้เหมือนหน้าจัดการชุด
3. ปุ่มส่งคำสั่งกดได้เมื่อเลือกสาขาปลายทางและเลือกชิ้นที่ย้ายได้อย่างน้อย 1 ชิ้น ของยังอยู่สาขาเดิม แต่ล็อกไว้ เช่า ขาย ซัก หรือซ่อมไม่ได้ จนกว่าปลายทางจะรับหรือต้นทางจะยกเลิก
4. สาขาปลายทางเห็นจุดแดงที่เมนูย้ายชุด เปิดคำสั่งเพื่อดูรูปแต่ละชิ้น แล้วกดรับเข้าคลัง หรือปฏิเสธ
5. ที่ประวัติการย้าย กดดูชุดในรายการนี้ แล้วเปิดแต่ละชิ้น ถ้าชุดยังอยู่สาขานี้จะเข้าหน้ารายชิ้น ถ้าอยู่สาขาอื่นจะบอกชื่อสินค้า สาขาปัจจุบัน และสถานะ

ส่งซัก / ส่งซ่อม

บันทึกชิ้นที่ส่งออกไปซักหรือซ่อม ระหว่างนั้นสถานะชิ้นจะไม่พร้อมให้จอง จนกว่าจะรับคืนเข้าสต็อก

สแกน QR

ใช้กล้องสแกนป้ายชุด หรือพิมพ์รหัสค้นหา เพื่อเปิดชิ้นนั้นเร็ว ๆ ระหว่างรับลูกค้า ถ้าชิ้นนั้นถูกย้ายไปสาขาอื่นแล้ว ป้ายใบเดิมยังใช้ได้ ระบบจะบอกว่าตอนนี้อยู่สาขาไหนและสถานะเป็นอะไร ถ้าถูกย้ายกลับมาแล้วค้นรหัสเดิม ระบบบอกว่ารหัสใหม่คืออะไร และให้พิมพ์ป้ายใหม่ แทนที่จะขึ้นว่าไม่พบ

สร้างใบจอง

เลือกลูกค้า กำหนดวันรับ วันใช้ วันคืน และวันกันชน แล้วเพิ่มชุด รายการเริ่มเป็นเช่า สลับเป็นขายขาดได้ทีละชิ้น บิลที่เป็นขายขาดทั้งหมดไม่บังคับวันคืน

1. ไปที่การเช่า แล้วกดสร้างรายการเช่า
2. ค้นชื่อลูกค้าแล้วเลือก
3. ใส่วันรับ วันใช้งาน วันคืน และวันกันชนหลังคืนชุด ค่ากันชนดึงจากตั้งค่าของสาขานี้ แต่แก้รายใบได้
4. ค้นรหัสหรือชื่อชุดแล้วเพิ่ม บนแถวรายการสลับ เช่า หรือ ขายขาด ได้
5. ถ้าเก็บมัดจำตอนนี้ ให้ติ๊กแล้วตรวจยอด แล้วกดสร้างสัญญา

รับชุด และคืนชุด

รับชุดเมื่อลูกค้ามารับหรือร้านจัดส่ง คืนได้ทีละชิ้น บิลปิดเมื่อคืนครบทุกชิ้นที่เช่า ชิ้นขายขาดไม่ต้องคืน

1 บันทึกการรับชุด

บนบิลที่จองแล้ว กดบันทึกการรับชุด แล้วเก็บค่าเช่าส่วนที่เหลือถ้ายังไม่ครบ

2 ของส่งไม่ครบ

ถ้าชิ้นในบิลว่างไม่ทันวันรับ ระบบจะให้สองทาง ตัดชิ้นที่ส่งไม่ได้ เพื่อเอาชิ้นนั้นออกแล้วคืนเงินส่วนนั้น หรือ ไม่รับทั้งหมด โดยไม่ริบมัดจำ เพื่อปิดทั้งบิลโดยไม่ยึดมัดจำ ยอดนี้ไปโผล่ในรายงานเป็นคืนเงินเพราะของส่งไม่ครบ คนละช่องกับมัดจำที่ริบเพราะลูกค้ายกเลิก

3 บันทึกการคืน

กดบันทึกการคืน ติ๊กเฉพาะชิ้นที่คืนในรอบนี้ ระบบคำนวณค่าปรับจากอัตราของชิ้นนั้นคูณจำนวนวันที่เลยกำหนด ปรับยอดเองหรือใส่ 0 เพื่อยกเว้นได้ก่อนยืนยัน ถ้ายังมีชิ้นเช่าที่ยังไม่ติ๊ก บิลจะยังไม่ปิด

เอกสารและการพิมพ์

พิมพ์ใบจองหรือใบเสร็จได้หลังบันทึกการชำระแล้วเท่านั้น บิลที่ยังไม่มีรายการรับเงิน เมนูเอกสารและไอคอนพิมพ์จะกดไม่ได้ ยืนยันสัญญาโดยไม่เก็บเงินก็ยังพิมพ์ไม่ได้

หลังบันทึกมัดจำหรือค่าเช่าแล้ว กด เอกสาร เพื่อเปิดใบจองหรือใบเสร็จ แล้วพิมพ์หรือส่งอีเมล หัวกระดาษใช้ชื่อร้านและเงื่อนไขของสาขาที่บิลอยู่

ค่าใช้จ่าย

บันทึกค่าซัก ค่าซ่อม และค่าอื่นของสาขานี้ เลือกประเภทจากป้ายกำกับของสาขา ผูกกับชุดหรือบิลได้ถ้าต้องการให้ไปหักในกำไรของสัญญานั้น

รายงาน

ดูได้ทั้งในสาขา และแบบทุกสาขาเมื่อผู้ดูแลเปิดภาพรวม เลือกช่วงรายวัน รายเดือน รายปี หรือกำหนดเอง แล้วดาวน์โหลด Excel ของแท็บที่เปิดอยู่

1 สรุปรายวัน ปิดยอดจากเงินที่ขยับ

แท็บแรกคือสรุปรายวัน เงินเข้าคือเงินที่บันทึกในวันนั้น เช่นค่าจองและค่าเช่าตอนรับชุด เงินออกคือเงินที่ร้านโอนคืน เงินคงเหลือเท่ากับเงินเข้าลบเงินออก มัดจำที่ริบแสดงเป็นหมายเหตุและไม่ถูกหักซ้ำจากเงินออก

2 มุมมองอย่างง่ายกับสรุปภาพรวม

มุมมองอย่างง่ายรวมตามใบที่เปิดในช่วงนั้น เป็นค่าเช่า ขายขาด และมัดจำทั้งใบ จึงไม่จำเป็นต้องเท่ากับสรุปรายวันของวันเดียวกัน สรุปภาพรวมแยกค่าเช่า ขายขาด ค่าปรับ คืนเงินเพราะของส่งไม่ครบ และมัดจำที่ริบจากการยกเลิก

3 เงินมัดจำและค่าใช้จ่าย

ตั้งค่า

ภาษาผูกกับผู้ใช้ ข้อมูลร้าน โลโก้ เงื่อนไขการเช่า วันกันชนเริ่มต้น และการแจ้งเตือนนัดรับ เป็นของสาขาที่กำลังเข้าอยู่ แก้สาขาหนึ่งไม่เปลี่ยนอีกสาขา

• ชื่อร้าน เบอร์ LINE ที่อยู่ เลขบัญชี และเลขผู้เสียภาษี ไปอยู่หัวเอกสารและอีเมล
• วันกันชนเริ่มต้นถูกดึงไปใส่ในใบจองใหม่ แก้รายใบได้ และไม่ย้อนไปแก้ใบเก่า
• บันทึกฉบับร่างอัตโนมัติ และเวลานับถอยหลังก่อนบันทึก ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นของพนักงานในสาขานี้
• อีเมลเตือนนัดรับล่วงหน้า 1 วัน ส่งแยกตามสาขา ต้องตั้งค่าส่งอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ก่อน

จัดการผู้ใช้

อีเมลไม่ซ้ำทั้งระบบ ทุกคนต้องมีสาขาสังกัดหนึ่งสาขา พนักงานเห็นและแก้ได้เฉพาะสาขานั้น

ผู้ดูแลใช้ฟีเจอร์ย้ายชุดได้ทุกคน ถ้าต้องการให้พนักงานใช้ด้วย ให้เปิดช่อง ใช้ฟีเจอร์ย้ายชุดข้ามสาขาได้ ในฟอร์มผู้ใช้ ช่องนี้ไม่ขึ้นเมื่อบทบาทเป็นผู้ดูแล

บันทึกการใช้งาน

ดูว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่ อยู่ในสาขาจะเห็นบันทึกของสาขานั้น เปิดภาพรวมจะเห็นรวมทุกสาขา การย้ายชุดบันทึกแยกเป็นหมวด garment-transfers ทั้งตอนส่ง แก้ ยกเลิก รับเข้า และปฏิเสธ ในหน้าคำสั่งย้าย ประวัติการย้ายเปิดดูรายการชุดของครั้งนั้นได้

แคตตาล็อกสาธารณะ

ลูกค้าเปิดลิงก์นี้ได้เอง ต้องเลือกสาขาก่อน จึงจะเห็นเฉพาะชุดของสาขานั้นที่เปิดแสดงในแคตตาล็อก ป้าย QR ของชิ้นผ้าเดิมยังเปิดชุดนั้นได้

คำถามที่พบบ่อย

ทางลัด