คู่มือการใช้งานระบบจัดการร้านเช่าชุด

เมนูหลักของระบบ

แถบเมนูด้านซ้ายของระบบแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการเดินไปยังฟีเจอร์ต่าง ๆ

เข้าสู่ระบบ

จุดเริ่มต้นของการใช้งานทุกครั้ง — เปิดเว็บระบบที่ร้านใช้งาน แล้วเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่านที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ

1 เปิดหน้าเข้าสู่ระบบ

เปิดเว็บระบบ (เช่น URL ที่ร้านใช้งาน) จะเจอหน้าเข้าสู่ระบบ มีปุ่มสลับภาษา TH / EN อยู่มุมขวาบน เลือกภาษาที่อ่านสะดวกได้ตั้งแต่หน้านี้

2 กรอกอีเมลและรหัสผ่าน

1. ใส่ อีเมล ที่ผู้ดูแลระบบตั้งให้
2. ใส่ รหัสผ่าน
3. กดปุ่ม เข้าสู่ระบบ

แดชบอร์ด (Dashboard)

หน้าแรกที่เจอทันทีหลัง login ใช้ดูภาพรวมประจำวันของร้านแบบรวดเร็ว แนะนำให้เปิดดูทุกเช้าก่อนเริ่มงาน

หมวดหมู่ / ป้ายกำกับ (Labels)

ระบบใช้แนวคิด Label (ป้ายกำกับ) สำหรับข้อมูลที่แต่ละร้านปรับเปลี่ยนเองได้ เช่น หมวดหมู่ชุด ไซส์ สี และประเภทค่าใช้จ่าย — จัดการทั้งหมดได้จากเมนูเดียว

1 เพิ่มป้ายกำกับใหม่

1. เปิดเมนู หมวดหมู่/ป้ายกำกับ แล้วเลือกแท็บประเภทที่ต้องการ
2. กดปุ่ม + เพิ่มป้ายกำกับ
3. กรอกชื่อป้าย (คำอธิบาย/สี/ลำดับ เป็นตัวเลือกเสริม)
4. กด บันทึก

จัดการลูกค้า

เก็บข้อมูลลูกค้าไว้ครั้งเดียว ใช้ค้นหาและผูกกับบิลเช่าได้ทุกครั้งที่ลูกค้ากลับมาใช้บริการ

1 เพิ่มลูกค้าใหม่

1. ไปที่เมนู ลูกค้า แล้วกด + เพิ่มลูกค้า
2. อัปโหลด รูปลูกค้า (ไม่บังคับ)
3. กรอก ชื่อจริง, นามสกุล, ชื่อเล่น (ไม่บังคับ), เบอร์โทร
4. เพิ่ม ช่องทางติดต่อ ได้หลายช่องทาง เช่น Line, Facebook, Instagram หรือพิมพ์ช่องทางเองก็ได้
5. เลือก ไซส์ลูกค้า (label ชุดเดียวกับไซส์ชุด) และกรอก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้าลูกค้าขอใบกำกับภาษี
6. แนบรูปบัตรประชาชนได้ 1 รูป เพื่อใช้ยืนยันตัวตนตอนเช่า
7. กด บันทึก

2 ดูข้อมูลลูกค้าแบบ Quick Preview

คลิกที่แถวลูกค้าในตาราง หรือกดไอคอนตา จะเปิดหน้าต่างแสดงข้อมูลทั้งหมด (ชื่อเล่น รูป ช่องทางติดต่อ ไซส์ หมายเหตุ) พร้อม ประวัติการเช่า ของลูกค้าคนนั้น และมีปุ่ม แก้ไข ให้กดต่อได้ทันที

จัดการชุด

คลังชุดทั้งหมดของร้าน — เพิ่มรูป ตั้งราคาเช่าตามจำนวนวัน กำหนดมัดจำ และพิมพ์ QR Code ติดชุดได้จากเมนูนี้

1 เพิ่มชุดใหม่

1. ไปที่เมนู ชุด แล้วกดปุ่ม + เพิ่มชุด
2. อัปโหลดรูปสินค้า ได้หลายรูป (รูปแรกจะใช้แสดงในตาราง)
3. กรอก รหัส เช่น N001, P001 และ ชื่อ แล้วกำหนด จำนวนชิ้น ที่จะสร้างในสต็อก
4. เลือก หมวดหมู่/ป้ายกำกับ, ไซส์, สี — เลือกจากป้ายที่มีอยู่ หรือพิมพ์ชื่อใหม่เพื่อสร้างได้เลยจากหน้านี้
5. กำหนด ราคาเช่า ได้หลายช่วงตามจำนวนวัน (ค่าเริ่มต้น 2 / 5 / 7 / 10 วัน — เพิ่ม/ลดช่วงได้ เกิน 10 วันกำหนดราคาตอนสร้างใบจองได้)
6. กรอก ราคาขายขาด ได้ถ้าชุดนี้ขายได้ด้วย (ไม่บังคับ)
7. กำหนด เงินมัดจำ เลือกได้ 2 รูปแบบ: เปอร์เซ็นต์ (เช่น 50 = 50% ของราคาเช่า) หรือ จำนวนคงที่
8. ตั้ง แสดงในแคตตาล็อกสาธารณะ ตามต้องการ แล้วกด บันทึก

2 ดูรายละเอียดชุด

หน้ารายละเอียดชุดแสดงรูปภาพ ราคาเช่าทุกช่วง เงินมัดจำ จำนวนชิ้นในสต๊อก และสถานะของแต่ละชิ้น (ว่าง/เช่าอยู่/ซัก/ซ่อม)

3 พิมพ์ QR Code แบบ Bulk

1. ที่หน้ารายการชุด กดปุ่ม พิมพ์ QR หลายรายการ
2. ค้นหาและติ๊กเลือกชุดที่ต้องการพิมพ์ QR (เลือกได้หลายรายการ หรือกด "เลือกทั้งหมดในรายการ")
3. ปรับจำนวนคอลัมน์ / แถวต่อหน้า A4 ตามขนาดสติกเกอร์ที่มี
4. กด พิมพ์ QR เพื่อพิมพ์ QR + รหัสสินค้าออกมาตัดติดชุดได้ทันที

4 ปฏิทินความว่างของชุด (รายชิ้น)

เปิดชุดชิ้นใดชิ้นหนึ่ง (unit) เพื่อดู ปฏิทินความว่างรายเดือน ที่ไล่สีตามสถานะของแต่ละวัน — ใช้เช็คคิวก่อนสร้างใบจองใหม่ให้ลูกค้า:

ส่งซัก / ส่งซ่อม

ใช้ติดตามชุดที่ส่งออกไปทำความสะอาดหรือซ่อมแซมนอกร้าน ระหว่างส่งออกชุดจะถูกล็อคสถานะไว้ไม่ให้ถูกจองซ้ำ

1 ส่งชุดเข้าซัก/ซ่อม

1. ไปที่เมนู ส่งซัก/ส่งซ่อม เลือกแท็บ ส่งซัก หรือ ส่งซ่อม
2. กด + ส่งชุดเข้าซัก
3. ค้นหาชุดด้วยรหัสหรือชื่อ แล้วเลือกจากรายการที่ขึ้นมา
4. ระบุร้านที่ส่ง, วันที่คาดว่าจะได้คืน, ค่าใช้จ่าย (ถ้ามี) แล้วกด บันทึก

สแกน QR

ใช้เช็คว่าชุดตัวไหนว่างหรือไม่ว่างได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการสแกน QR ที่ติดชุด หรือค้นหาด้วยรหัส/ชื่อชุดโดยตรง

สร้างใบจอง (การเช่าชุด)

ขั้นตอนหลักที่ใช้บ่อยที่สุด — สร้างใบจองใหม่ให้ลูกค้าภายใน 4 ขั้นตอน ตั้งแต่เลือกลูกค้าจนถึงเก็บมัดจำ มุมขวาบนของฟอร์มมีสวิตช์ บันทึกอัตโนมัติ และปุ่ม บันทึกฉบับร่าง เผื่อกรอกค้างไว้แล้วกลับมาทำต่อ

1 เลือกลูกค้า

กด + สร้างรายการเช่า จากหน้ารายการเช่า จากนั้นพิมพ์ชื่อ ชื่อเล่น หรือเบอร์โทรลูกค้าในช่องค้นหา แล้วเลือกจาก dropdown ที่ปรากฏขึ้นมา

2 กำหนดวันที่

กรอก วันใช้งาน และ วันคืนชุด เป็นหลัก (บังคับ) วันรับชุด ปล่อยว่างได้ถ้าลูกค้ายังไม่ระบุ แล้วค่อยใส่ทีหลัง ระบบคำนวณระยะเวลาเช่าให้อัตโนมัติ

ในส่วนเดียวกันนี้จะมีช่อง วันกันชนหลังคืนชุด (Buffer) ให้กรอกด้วย — ระบบจะดึงค่า default มาให้อัตโนมัติ (ตั้งได้ที่เมนู ตั้งค่า ดูหมวดที่ 13) แต่แก้ไขเป็นรายใบจองได้เสมอ ใส่ได้ตั้งแต่ 0 วันขึ้นไป

3 เพิ่มชุดเข้าใบจอง

สลับแท็บ เช่า หรือ ขายขาด แล้วเพิ่มชุดได้ 3 วิธี: พิมพ์รหัส/ชื่อแล้วเลือกจาก autocomplete, พิมพ์รหัสแล้วกด Enter, หรือสแกน QR — ระบบเลือกราคาที่ใกล้จำนวนวันที่สุด และคำนวณมัดจำให้อัตโนมัติ ถ้าชุดมีหลายชิ้นว่าง ระบบจะให้เลือกชิ้นก่อนใส่ใบจอง

4 เก็บเงินมัดจำ (ถ้าลูกค้าจ่ายทันที)

ถ้าลูกค้าจ่ายมัดจำหน้างานเลย ให้ติ๊ก เก็บมัดจำตอนนี้ แล้วกรอกจำนวนเงิน วิธีชำระ (เช่น เงินสด) ช่องทาง/เลขอ้างอิง และแนบสลิปได้ ระบบจะบันทึกการชำระพร้อมสร้างสัญญา และ ยืนยันใบจองให้อัตโนมัติ

รับชุด & คืนชุด

สองขั้นตอนสำคัญที่เกิดขึ้นในหน้ารายละเอียดบิลเดียวกัน — วันที่ลูกค้ามารับชุด และวันที่ลูกค้ามาคืนชุด

1 บันทึกการรับชุด

1. เปิดบิลของลูกค้าจากเมนู การเช่า
2. กดปุ่ม บันทึกการรับชุด
3. ตรวจ/ปรับ ค่าเช่าชุด และ ค่ารับชุดล่วงหน้า (ถ้ามี) ในหน้าต่างยืนยัน
4. แนบ รูปถ่ายตอนรับชุด ได้ (ไม่บังคับ) เพื่อใช้เทียบตอนรับคืน
5. กด ยืนยันการรับชุด — สถานะบิลจะเปลี่ยนเป็น รับชุดแล้ว

2 บันทึกการคืนชุด

1. เปิดบิลเดิมในเมนู การเช่า แล้วกด บันทึกการคืน
2. ระบบบันทึก วันที่คืนจริง ให้อัตโนมัติ (แก้ไขได้ถ้าคืนไม่ตรงวันจริง)
3. ตรวจสภาพชุด — ถ้าเสียหาย ให้ติ๊ก "เสียหาย" แล้วกรอกจำนวนเงินที่จะหักจากมัดจำ
4. ถ้าคืนช้ากว่ากำหนด ระบบจะคำนวณ ค่าปรับ ให้อัตโนมัติ
5. ตรวจยอด เงินมัดจำที่จะคืนลูกค้า ให้ถูกต้อง แล้วกด ยืนยันคืน

เอกสาร & การพิมพ์ / ส่งอีเมล

ระบบออกเอกสาร 2 ชนิดต่อบิลเช่า ได้แก่ ใบจอง และ ใบเสร็จรับเงิน — เปิดดู พิมพ์ บันทึกเป็น PDF หรือส่งอีเมลให้ลูกค้าได้ในหน้าเดียว

1 เปิดเมนูเอกสาร

ที่หน้ารายละเอียดบิล กดปุ่ม เอกสาร บนแถบเครื่องมือด้านบน จะมีตัวเลือกให้ดูใบจอง / ใบเสร็จ หรือเปิดหน้าพิมพ์ในแท็บใหม่ทันที

2 ดูตัวอย่างเอกสาร

3 พิมพ์ / บันทึก PDF / ส่งอีเมล

ที่หน้าตัวอย่างเอกสารมีปุ่ม พิมพ์ (ส่งเข้าเครื่องปริ้น หรือเลือก "Save as PDF" ในหน้าพิมพ์ของเบราว์เซอร์) และปุ่ม ส่งอีเมล สำหรับส่งเอกสารเข้าอีเมลลูกค้าโดยตรง

ค่าใช้จ่าย

บันทึกค่าใช้จ่ายของร้าน (ค่าซัก ค่าซ่อม ค่าอุปกรณ์ ฯลฯ) เพื่อให้รายงานสิ้นเดือนสรุปกำไร-ขาดทุนได้ครบถ้วน

1 บันทึกค่าใช้จ่ายใหม่

1. ไปที่เมนู ค่าใช้จ่าย แล้วกด + เพิ่มค่าใช้จ่าย
2. เลือก ประเภท (label) หรือพิมพ์ชื่อใหม่เพื่อสร้างประเภททันที
3. ใส่ จำนวนเงิน และ วันที่
4. (ไม่บังคับ) เลือก ชุดที่เกี่ยวข้อง ด้วย autocomplete หรือผูกกับ สัญญาเช่า เพื่อคำนวณต้นทุนของบิลนั้น
5. แนบรูปได้หลายรูป (ใบเสร็จ, รูปชุดที่เสียหาย ฯลฯ) และเติมหมายเหตุ
6. กด บันทึก

รายงาน

สรุปผลประกอบการของร้านแบบรายเดือน/รายปี/กำหนดเอง แยกได้ทั้งภาพรวม เงินมัดจำ และค่าใช้จ่าย พร้อมดาวน์โหลดเป็น Excel

1 เลือกช่วงเวลา

1. ไปที่เมนู รายงาน เลือกโหมด รายวัน / รายเดือน / รายปี / กำหนดเอง — ระบบโหลดข้อมูลให้อัตโนมัติเมื่อเปลี่ยนช่วง
2. โหมดรายวันเป็นค่าเริ่มต้น ใช้ดูบิลของวันนั้นแบบตารางสั้น ๆ (มุมมองอย่างง่าย)
3. สลับแท็บได้ 4 แบบ: มุมมองอย่างง่าย, สรุปภาพรวม, เงินมัดจำ, ค่าใช้จ่าย

2 ดาวน์โหลดเป็น Excel

ทุกโหมดมีปุ่ม ดาวน์โหลด Excel อยู่บนแถบเลือกช่วงเวลา — เลือกช่วงให้ตรงกับที่ต้องการก่อนแล้วค่อยกดดาวน์โหลด

ตั้งค่า

จัดการข้อมูลผู้ใช้ ภาษาที่แสดงผล ข้อมูลร้านค้าสำหรับพิมพ์บนเอกสาร และเงื่อนไขการเช่าชุด — ทำได้ทั้งหมดจากหน้าเดียว

1 เปลี่ยนภาษา

ระบบรองรับ 2 ภาษา คือ ไทย (ค่าเริ่มต้น) และ English — ค่าภาษาจะผูกกับผู้ใช้แต่ละคน ตั้งครั้งเดียวจำตลอด ไม่ว่าจะ login จากเครื่องไหนก็ตาม เลือกได้จากส่วน การตั้งค่าผู้ใช้ แล้วระบบจะเปลี่ยนภาษาทั้งหน้าทันทีโดยไม่ต้องกดบันทึกซ้ำ

2 ตั้งค่าข้อมูลร้านค้า

กรอกข้อมูลในส่วน ข้อมูลร้านค้า เพื่อใช้พิมพ์บนหัวกระดาษใบจอง/ใบเสร็จ และในเนื้ออีเมลที่ส่งออก — ทั้ง ผู้ดูแลระบบ และ พนักงาน แก้ไขได้ทุกคน แก้แล้วกดบันทึก เอกสารใบใหม่จะใช้ค่าล่าสุดทันที

3 เงื่อนไขการเช่าชุด

กำหนดข้อความ เงื่อนไขการเช่าชุด (พิมพ์ 1 ข้อต่อบรรทัด) ระบบจะออกเป็นเลขข้อให้อัตโนมัติ และแสดงบนใบจองที่พิมพ์ทุกใบ

จัดการผู้ใช้

เมนูสำหรับ admin ใช้เพิ่ม/แก้ไข/ปิดใช้งานบัญชีพนักงาน กำหนดบทบาท และรีเซ็ตรหัสผ่านให้พนักงาน

1 เพิ่มผู้ใช้ใหม่

1. ไปที่เมนู จัดการผู้ใช้ แล้วกด + เพิ่มผู้ใช้
2. กรอก ชื่อ, อีเมล, รหัสผ่าน
3. เลือก บทบาท (ผู้ดูแลระบบ / พนักงาน) และ ภาษา เริ่มต้นของผู้ใช้คนนั้น
4. กด บันทึก

บันทึกการใช้งาน (Audit Log)

ประวัติการกระทำทุกอย่างในระบบ — ใครทำอะไร เมื่อไหร่ ที่ path ไหน จาก IP ไหน ใช้ตรวจสอบย้อนหลังเมื่อข้อมูลผิดปกติ

แคตตาล็อกสาธารณะ

หน้าเว็บแยกสำหรับให้ลูกค้าเข้าดูชุดที่ร้านเปิดให้เช่า เช็คราคาและความว่างได้เอง โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ — เหมาะสำหรับแชร์ลิงก์ให้ลูกค้าดูก่อนตัดสินใจมาที่ร้าน

1 ดูรายละเอียดชุดและปฏิทินความว่าง

คลิกที่ชุดใดชุดหนึ่งเพื่อดูราคาเช่าตามช่วงวัน และ ปฏิทินความว่าง ที่ไล่สีตามสถานะ (ว่าง / เช่าอยู่ / ซัก / ซ่อม) ทำให้ลูกค้าเช็คช่วงวันที่สะดวกได้ทันทีก่อนติดต่อร้าน

หมายเหตุ: ถ้าร้านตั้ง วันกันชนหลังคืนชุด ไว้ (หมวดที่ 8/13) ช่วงวันกันชนจะถูกนับรวมเป็น "ไม่ว่าง" ในปฏิทินฝั่งลูกค้าด้วยเช่นกัน แต่จะไม่มีสีแยกพิเศษให้เห็น — ลูกค้าจะเห็นแค่ "ว่าง" หรือ "ไม่ว่าง" เท่านั้น สีแยกสำหรับวันกันชน (สีส้ม) จะเห็นได้ในปฏิทินฝั่งพนักงานเท่านั้น (หมวดที่ 5 ข้อ 4)

2 สแกน QR จากฝั่งลูกค้า

ลูกค้าที่มาถึงร้านแล้วสามารถสแกน QR บนป้ายชุดจากมุมมองสาธารณะได้เช่นกัน เพื่อดูราคาและความว่างของชุดตัวนั้นก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย

Quick Reference Cheat Sheet

สรุปสั้น ๆ ว่าสถานการณ์ไหน ต้องไปเมนูไหน กดปุ่มอะไร — เปิดหน้านี้ไว้ระหว่างฝึกพนักงานใหม่ได้เลย